科技查新档案管理是科技管理工作的重要组成部分。为使科技查新工作进一步科学化、规范化、标准化，加强科技项目查新咨询档案的管理，根据《科技查新规范》中查新档案管理的相关规定，特制定本档案保管规则如下：

1.档案管理内容：

分为文书档案和项目档案两大类。

文书档案包括上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等，查新机构制定的各种有关查新的规章制度，查新机构的年检材料和查新工作总结，查新项目登记簿，查新咨询专家数据库和有关业绩材料，以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。

项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。

2.档案管理要求：

(1)查新咨询档案属机密性档案，必须指定专人保管。

(2)每一个查新项目的相关材料由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记，并需经双方签字。

(3)查新档案立卷保管，文书档案类按照年度归档；项目档案类按年度编号立卷（编号：年度流水号），分别按一定标准装入档案袋，专柜存放并进入中山大学查新站电子文档存档。

(4)查新档案的保管须有固定的场所、专用保密文件柜和专用计算机，并由专人负责管理。

(5)近五年的查新咨询档案一律不外借。有关人员要查阅五年前的档案资料，须经查新工作负责人批准，办理查阅手续，查阅后，应及时归还。查阅人员必须在指定地点查阅，不准在档案材料上圈点或写字，不得拆卷阅览。

(6)查新人员按档案管理部门要求，及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家意见、查新员和审核员的工作记录等存档和计算机进行档案管理，及时将查新报告登陆到国家查新工作数据库。

(7)档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神，严格遵守本档案保管制度，如出现档案遗失、泄密、损毁将追究当事人的责任并严肃处理。